Shrani za kasnejše branje.
Šestmesečno prehodno obdobje, ki ga je za privzem novosti v delovno okolje določila Novela Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), se izteče 20. novembra 2023, zato je skrajni čas za ukrepanje.
Andrej Vrtačnik, Pravna služba GZS
Novela zakona dopolnjuje in spreminja že obstoječi zakon, na podlagi katerega so delodajalci že sedaj morali imeti vzpostavljene evidence na področju dela, v naboru katerih je tudi evidenca o izrabi delovnega časa (v nadaljevanju: evidenca). Osrednjo dolžnost vzpostavitve in vodenja evidence zakon nalaga delodajalcu, ta pa lahko s sprejetim internim aktom delavce zavezuje k dosledni uporabi evidence.
Za koga se obvezno vodi evidenca?
Z vidika zakonskih zahtev in prilagoditev za dejansko uporabo je treba do 20. novembra 2023 evidenco v krogu oseb za katere se vodi, razširiti na vse osebe, ki pri delodajalcu opravljajo delo (poleg že redno zaposlenih, tudi na študente, osebe na usposabljanju, osebe, ki delajo na podlagi avtorske, podjemne pogodbe …), ob izpolnjevanju meril: da delo opravljajo osebno, so pri tem vključeni v delovni proces delodajalca ali pa pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so last delodajalca. Opozorjamo na nejasno stališče zakonodajalca glede vprašanja, ali je zaradi narave njihovega dela za poslovodne osebe treba voditi evidenco na podlagi tega zakona ali na podlagi posebnega dogovora v pogodbi o zaposlitvi. Svetujemo, da se zaradi namena evidenc, ki imajo svojo dokazno težo in se tudi trajno arhivirajo, vzpostavi in vodi le-te glede na ZEPDSV-A, ki je podrobnejši kot Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1).
Novela zakona razširja nabor podatkov, ki jih je treba po novem vpisovati v evidenco poleg dosedanjih.
Obvezni podatki
Zaradi nadzora nad zagotavljanjem pravice do odmorov in počitkov na dnevni in tedenski ravni je bil na pobudo Inšpektorata za delo RS z novelo razširjen nabor podatkov, ki jih je treba po novem vpisovati v evidenco poleg dosedanjih:
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela – S to novo rubriko se dopolnjuje dva doslejšnja vnosna podatka, o številu ur in skupnem številu opravljenih delovnih ur s polnim ali krajšim delovnim časom.
- izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom – Opozarjamo na neformalno stališče resornega ministrstva glede privzema te novitete v prakso, na način, da se z ročnim vnosom dejstva o izrabi odmora upošteva obseg 30 minut odmora med delovnim časom, kakor ga določa ZDR-1 poleg omejitve, da se lahko odmor določi šele po eni uri dela in najkasneje eno uro pred koncem delovnega časa. Pravica do odmora je delavčeva zakonska pravica, katere uresničitev mu mora delodajalec omogočiti. V primeru, da delavec odmora ne koristi, se ta čas všteva zgolj v njegov dnevni delovni čas, brez pravice do prenosa v seštevek ur. Seveda je način organizacije dela med delodajalci različen, zato je treba tudi režim določitve, koriščenja in beleženja odmorov predvideti in urediti z internim pravilnikom;
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo) in opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času – Tudi beleženje teh podatkov je usmerjeno v popolnejši pregled organizacije dela in nadzor Inšpektorata za delo RS nad spoštovanjem odmorov in počitkov ter ukrepov za zagotavljanje zdravja in varnosti pri delu.
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu – Iz seštevka je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. ZDR-1 sicer že določa pri neenakomerni razporeditvi ter začasni prerazporeditvi polnega delovnega časa dve omejitvi, in sicer da delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden in da se upošteva polni delovni čas kot povprečna delovna obveznost v obdobju največ šestih mesecev. Seštevek ur se v evidenco lahko vpisuje tedensko, če delodajalec evidence ne vodi elektronsko.
- pisno obvestilo delavcu o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne – Tej novi obveznosti delodajalca je lahko v primeru elektronsko vodene evidence zadoščeno s tem, da je delavcu kadarkoli omogočen neposreden dostop z geslom za vpogled v evidenco, brez prisotnosti delodajalca. Če delodajalec evidence ne vodi elektronsko, mora pisno obvestilo vročiti delavcu osebno ali pa mu ga poslati na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec ima tudi pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa – slednja novost bo relevantna za delavce, ki delo pretežno opravljajo na terenu oziroma izven sedeža podjetja, delodajalec pa zanje evidence ne vodi elektronsko.
- hramba evidence in vse dokumentacije, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco, na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela – Gre za zahtevo, da delodajalec zagotovi popolno urejenost in skladnost evidenc tako za primer morebitnega nadzora kot za namen trajne hrambe evidenc, ki se jih mora v primeru prenehanja delovanja delodajalca predati v hrambo Arhivu RS.
Beleženje podatkov je usmerjeno v popolnejši pregled organizacije dela in nadzor Inšpektorata za delo RS nad spoštovanjem odmorov in počitkov ter ukrepov za zagotavljanje zdravja in varnosti pri delu.
Opozarjamo še na redefinicijo prekrškov in novo določitev višine glob za prekrške. Prekrški iz naslova kršitev pri vodenju evidence v elektronski obliki so odmerjeni v strožjem znesku. Vodenje evidence v elektronski obliki ostaja izbirna opcija delodajalca, obvezno pa bo moral vzpostaviti elektronsko vodenje evidence za obdobje dveh let, če mu bo pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa po ZDR-1 ali zaradi kršitev ZEPDSV-A. Elektronski način vodenja evidence bo moral vzpostaviti v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe, pri čemer bo vsaka naknadna sprememba v elektronski evidenci morala vsebovati tudi pripis razloga in časa vpisa spremembe – gre za t.i. revizijsko sled, s katero se bo strožje nadzorovalo poseganje v zapise v evidenci, posledično pa tudi pravilnost obračuna plače in prispevkov oprtih na podatke iz evidence.
Pobuda s predlogom za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence
Novost glede pobude s predlogom za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence gre razumeti v luči spodbujanja kolektivnega dogovarjanja na podjetniški ravni. Pobudo lahko poda sindikat pri delodajalcu; če ta ni organiziran, pa svet delavcev oziroma delavski zaupnik. Delodajalec bo moral predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema. Če se delodajalec s predlogom ne bo strinjal, bo moral svojo odločitev pisno utemeljiti ter z njo obenem pisno obvestiti tudi Inšpektorat za delo RS. Predlog se bo lahko znova podal po enem letu od vročitve pisne utemeljitve zavrnitve predloga.
Priporočamo, da delodajalci poskrbite tudi za pravočasen sprejem oziroma posodobitve internega akta, s katerim se urejajo vsebine beleženja delovnega časa (npr. določitev delovnega časa, ureditev režima izrabe odmorov, načina sporočanja odsotnosti, predložitve dokazil o upravičenih zadržanostih z dela, določitev osebe, ki je skrbnik evidence, itd.). Interni akt in evidenca o izrabi delovnega časa sta dokumenta, na podlagi katerih delodajalci organizirajo delovni čas, delavci pa lahko uresničujejo svoje pravice iz delovnega razmerja.
