Shrani za kasnejše branje.
Družabni poslovni dogodki so sestavni del poslovnega življenja. Za mnoge prireditve, dogodke, srečanja, poslovna kosila, večerje, sprejeme in bankete, sejme … in še bi lahko naštevala, seveda moramo kot prireditelji in gostitelji zapisati in poslati vabila. Prav je, da jih znamo pravilno napisati in tudi (kar je na nek način še bolj pomembno) pravilno prebrati. Zato je dobro poznati vsaj nekaj osnovnih usmeritev.
Bojana Košnik, strokovnjakinja za kulturo vedenja ter poslovni in diplomatski protokol
Družabni poslovni dogodki povezujejo, ustvarjajo nove poslovne vezi, poznanstva, služijo kot zahvale, lahko so povezani s kulturnimi vsebinami in kulinariko.
Pisanje vabil
Vabila pri pomembnejših dogodkih vedno dajmo v pregled lektorju ali vsaj osebi, ki se dobro spozna na slovnična pravila.
Lepo je, če je vabilo natisnjeno na tršem papirju diskretnih barv. Če gre za bolj formalne dogodke, sejme in podobne prireditve, pa si lahko privoščimo več oblikovalske domišljije.
Na vabilo zapišemo ime (vedno prvo) in priimek, položaj in morebitni naziv osebe, ki vabi. Navedemo datum – pazite, pravilni datum! Zapišemo tudi priložnost, na katero vabimo, točen čas in kraj oziroma prostor, kjer se bo dogodek odvijal. Priložimo lahko tudi načrt poti in usmeritev za parkiranje, če je dostop do lokacije bolj zapleten, ali druge pomembne podatke.
S podatkom o oblačilih izrazimo tudi, kaj želimo doseči s posameznim dogodkom – ali gre bolj za formalno ali za bolj sproščeno druženje. Ženske se ravnamo po navedeni zahtevi za moške obleke.
Na vabilo lahko zapišemo različne oznake, najpogostejša je kratica R. S. V. P. (prosimo za odgovor, to pomeni, da gostitelj pričakuje odgovor, ne glede na to, ali se bomo dogodka udeležili ali ne). Primer zapisanega vabila je zelo uporaben in praktičen, saj ne zahteva podpisa osebe, ki vabi. To je pomembno še zlasti takrat, ko bi morali podpisati vabilo nekaj stokrat.
Primer vabila:
Obleka: Smoking
Bojana Košnik Čuk,
direktorica podjetja BONTON, d. o. o.,
vljudno vabi
gospo Marijo Novak s partnerjem
na svečano večerjo
ob 20. obletnici ustanovitve podjetja,
ki bo v sredo, 28. maja 2025, ob 20.00,
na gradu Strmol, Dvorje 3, Cerklje na Gorenjskem.
R. S. V. P.: 031 307 841
Kadar je na vabilu oznaka Regrets only (samo odpovedi), pričakuje gostitelj samo negativne odgovore in molk šteje kot soglasje. Seveda ob kraticah navedemo številko telefona ali elektronski naslov, kamor ljudje lahko sporočijo svoj odgovor.
In ne pozabite, vabila pošiljamo pravočasno, saj so urniki poslovnih ljudi običajno zelo natrpani.
Vabilo lahko napišemo v obliki pisma, kjer se seveda na koncu podpišemo. Zelo lepo je, če prvo vrstico in tudi zadnjo zapišemo na roko s pisalom, nalivnim peresom. Ta oblika vabila je skoraj pozabljena navada, a zelo zaželena in dobrodošla.
Foto: Depositphotos
Za manj formalne dogodke pa zadošča tudi sodobna komunikacija, torej elektronski zapis. A slovnična pravila veljajo tudi v tej komunikaciji.
Vabila za zasebne prireditve in zabave pa naj bodo seveda duhovita, zabavna, pustimo domišljiji prosto pot. Vzemimo si malo več časa in zapišimo res posebna, drugačna vabila.
V zadnjem času se pojavlja na vabilih tudi zapis kot prošnja, da se zasebnih druženj ne fotografira s prenosnimi telefoni in se gradivo ne uporablja na družbenih omrežjih, ampak se lahko uporabijo le uradne fotografije. Upoštevajmo tako željo!
Še vedno pa nam ne gre prav dobro v naši državi, da gostitelju odgovorimo, če od nas zahteva odgovor. Torej odgovorite! Če smo potrdili svojo prisotnost, pa smo si premislili, moramo tako spremembo sporočiti. Nikoli ne prenašajmo vabil na druge osebe, če sami nimamo časa ali se nam ne ljubi.
Včasih se zgodi tudi to, da osebe na visoki poziciji dajo svoje vabilo svojim sodelavcem kot neko nagrado, češ saj gre za prijetno druženje ob kulinaričnih in vinskih užitkih.
Če res ne morete na dogodek, za katerega ste dobili povabilo, pa bi vendarle radi obdržali stik z gostiteljem in bi poslali nekoga drugega, je prav, da gostitelja pokličete, se zahvalite za vabilo, razložite svojo situacijo in predlagate, če smete poslati svojega namestnika. Dobri gostitelji vam bodo to zagotovo dovolili, saj ob tako lepi gesti enostavno ne morejo reči ne. Seveda pa je na vas, da presodite, koga sploh lahko pošljete.
Ne hodite na dogodke in prireditve, če niste povabljeni.
Pošiljanje vabil
Vabila seveda pošiljamo pravočasno:
- na večerje bolj formalne narave vsaj deset dni vnaprej, izjemoma le nekaj dni vnaprej;
- na svečane večerje deset do štirinajst dni vnaprej;
- na bankete tri tedne vnaprej;
- na poslovno kosilo en dan vnaprej, včasih lahko tudi nekaj ur prej;
- na sprejeme dva do tri tedne vnaprej;
- na različna odprtja teden do dva vnaprej;
- na tiskovne konference nekaj dni vnaprej, včasih le en dan vnaprej, odvisno od sporočila, ki ga želimo posredovati na tiskovni konferenci;
- na proslave dva tedna vnaprej.
Vabljeni gostje morajo iz vabila razbrati, v kakšnem številu pridejo, kaj morajo obleči ter kdaj morajo priti in koliko časa lahko ostanejo.
Upoštevanje vsebine vabil
Zelo pomembno je tudi, da vabilo preberemo prav.
Če na vabilu piše, da velja za dve osebi, je jasno, da s seboj pripeljemo soprogo, soproga, partnerico, partnerja, ki v to okolje sodijo, ne pa majhnih otrok, sosedov ali prijateljic, prijateljev.
Če je zapisano, da Bojana Košnik Čuk s soprogom vabi gospo Marijo Novak, pomeni, da gospa Novak lahko pride s svojim partnerjem ali soprogom.
Če je zapisano, da gospa Bojana Košnik Čuk vabi gospo Marijo Novak s partnerjem, pomeni, da lahko gospa pride s svojim partnerjem, soprogom, gospa Bojana Košnik Čuk pa bo prišla sama.
Če je zapisno, da gospa Bojana Košnik Čuk vabi gospo Marijo Novak, pomeni da pride gospa Marija Novak sama, pa če si še tako želi, da bi jo spremljal partner, soprog.
V vabilih uporabljamo besedo partner, partnerica, ker so danes lahko ljudje v izven zakonski skupnosti ali v povezavi z istim spolom.
Iz vabila moramo torej razbrati, v kakšnem številu pridemo, kaj moramo obleči ter kdaj moramo priti in koliko časa lahko ostanemo.
Kultura vedenja na sprejemih
Ne bi smeli pozabiti, da na sprejeme hodimo z obvezno zamudo. »Velikost« zamude je odvisna od položaja posameznika na družbeni lestvici okolja, v katero prihaja. Višji je, več lahko (moramo) zamudimo, torej tudi do 20, 25 minut, vendar velja, da moramo domov pred drugimi udeleženci, ki imajo na družbeni lestvici nižji položaj. Torej: višji je naš status, več lahko zamudimo, a odidemo prej.
Foto: Depositphotos
Če je iz vabila razvidno, da bo na sprejemu tudi krajši kulturni program (da ne bo šlo samo za druženje, vinske in kulinarične užitke), pridemo točno.
Če na vabilu ni napisan predviden konec sprejema, ga moramo zapustiti najkasneje v dveh urah. Najslabša odločitev pa je, da pridemo na tak dogodek prej.
Na sprejemih je običajno postrežena hrana kot toplo hladni samopostrežni bife in velja, da se ne zapodimo v hrano, preden to naredi gostitelj, gostiteljica. Ta lahko povabi samo simbolično ali pa se približa mizi in si nekaj hrane naloži na krožnik – lahko skupaj s svojo srčno izvoljenko, izvoljencem, ali pa z glavnim gostom – pomembno osebo tega dogodka.
Nikoli ne prenašajmo vabil na druge osebe, če se sami ne moremo udeležiti dogodka.
Na sprejemih tudi ne uživamo hrane, kot da že štirinajst dni nismo nič zaužili. Na krožnike si nalagamo majhne količine. Vsakokrat gremo po novo hrano z drugim krožnikom.
Seveda so zobotrebci stvar preteklosti, tako kot ni cmokanja, lizanja prstov. Ne pozabimo, da je poznavanje pravil kulture pitja in prehranjevanja glavni pokazatelj dobre vzgoje.
Garderobe niso same sebi namen. Vse odvečne stvari pustimo torej v garderobi.
Na pozabimo, da toaletne prostore zapustimo v takšnem stanju, kot smo jih dobili.
Pravila za ostale poslovne in kulturne dogodke
Na bankete prihajamo z zamudo, nekje do 20 minut, trajajo pa od tri do pet ur, če na vabilu ni drugače zapisano.
Na svečane večerje prihajamo točno, morda z nekaj minut zamude. Ne pozabimo da je gostitelj, gostiteljica tisti oz. tista, ki določi, kdaj bomo pričeli jesti in tudi kdaj bomo obrok zaključili.
Običajna, klasična poslovna kosila, zahtevajo točnost, morda nekaj minut zamude. Velja pa, da v našem kulturnem prostoru taka kosila lahko trajajo uro in četrt in zaradi tega nismo slabi gostitelji, saj je čas dragocen.
Druga kulturna okolja prinašajo seveda druge zakonitosti.
Za poslovne večerje velja enako, le da je čas druženja daljši.
Na odprtja prireditev, razstav prihajamo točno, pogostitev je tu lahko skromna, enako velja za brunche. Gledališke predstave, opere, koncerti in podobno pa naj bodo vzor točnosti.
Poznavanje pravil kulture pitja in prehranjevanja je glavni pokazatelj dobre vzgoje.
Še enkrat pa bi rada poudarila, da hudo kršimo pravila, če na katero koli družabno prireditev pridemo prezgodaj. Izjema so le gledališke predstave, opere in podobno, kjer je zaželeno, da pridemo nekaj minut prej, vendar samo z namenom, da odložimo odvečno garderobo in da pravočasno najdemo svoj sedež. Mimogrede, ne pozabimo, da v primeru, ko moramo dvigniti celo vrsto, da bi prišli do svojega sedeža, hodimo tako, da ljudem gledamo v obraz in jim ne kažemo svojih hrbtov in zadnjic.
Ko si boste zastavili vprašanje, ali gre lahko naš šef oziroma šefinja kljub temu da je gostitelj oz. gostiteljica na dan novoletne zabave domov pred drugimi povabljenimi, je odgovor seveda enostaven: »Da!«.
Foto: Depositphotos
Bojana Košnik Čuk je mednarodno priznana strokovnjakinja za kulturo vedenja ter poslovni in diplomatski protokol že skoraj 30 let.
Po končanem študiju na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani in prejetem nazivu univerzitetne dipl. geografinje in prof. zgodovine jo je poslovna pot vodila v diplomacijo.
Izobraževala se je mednarodno, vse od Švice, Nemčije, Francije, Madžarske, Španije do Liechtensteina. Izkušnje je med drugim pridobila z vodenjem protokola na različnih ministrstvih in državnih inštitucijah (MZZ, MORS, SVEZ, MOL, JGZ Brdo …). V svoji karieri je izvedla že preko 4000 izobraževanj za različne ciljne skupine, se podpisala pod mnoge strokovne članke in sodelovala v mnogih televizijskih oddajah. Bojana Košnik Čuk je tudi avtorica knjižnih uspešnic 24 ur poslovnega bontona in Bonton za 365 dni.
