Shrani za kasnejše branje.
Ideja o popolnoma digitalnem računovodstvu se bo uresničila šele po uvedbi obvezne uporabe e-računov. Še pred tem pa bo treba odpraviti tudi varnostna tveganja elektronskega poslovanja.
Mateja Jordan
Tudi računovodstvo se v Sloveniji v zadnjem obdobju vse bolj seli v digitalno okolje. Kot ugotavlja Ksenija Prosen, podpredsednica Zbornice računovodskih servisov (ZRS) pri GZS, je uredba o obveznem izdajanju eRačunov proračunskim uporabnikom močno pospešila proces digitalizacije v računovodski praksi; čeprav večina manjših podjetij še vedno posluje na pretežno tradicionalen način. To se bo zagotovo spremenilo potem, ko bo država uzakonila uporabo eRačunov za vse poslovne subjekte. Po predvidevanjih direktorice ZRS, Polonce Podgoršek, se bo to zgodilo najpozneje v letu 2025.
»V zadnjih desetletjih se je zgodil ogromen preskok od ročnega beleženja transakcij in dokumentov k digitalnemu vodenju poslovnih knjig ter uporabi različnih računalniških programov in specializirane računovodske programske opreme. Tradicionalno papirno poslovanje zamenjujejo procesi, kjer se dokumenti izmenjujejo in obdelujejo v digitalni obliki,« spremembe v praksi opiše Prosenova.
»Večina manjših podjetij še vedno posluje na pretežno tradicionalen način,« pravi Ksenija Prosen, podpredsednica GZS-ZRS.
Foto: osebni arhiv
Korak k digitalizaciji računovodstva je bila tudi uredba o obveznem izdajanju e-računov proračunskim uporabnikom v letu 2015, kar je vodilo k spremembam poslovnih procesov proračunskih uporabnikov in začetku uporabe novih digitalnih tehnologij. Navkljub omenjenemu napredku pa je, kot opaža Ksenija Prosen, slika v zasebnem sektorju nekoliko drugačna. »Podjetja, naklonjena novim tehnologijam, so jih v večji meri že vpeljala. To velja predvsem za velika in srednja podjetja, s katerimi lahko posluješ le elektronsko. Na drugi strani pa določena mikro in majhna podjetja zaradi majhnega obsega poslovanja temu ne posvečajo večje pozornosti.« Ideja o popolnoma digitalnem računovodstvu se bo tako, kot meni sogovornica, uresničila šele po uvedbi obvezne uporabe eRačunov.
Uporaba eRačunov za vse poslovne subjekte bo obvezna najpozneje v letu 2025.
Poslovanje z državno upravo
Država Slovenija je eRačune uvedla prvenstveno zaradi znižanja stroškov administriranja pri proračunskih uporabnikih, kar pa je smiselno le, če je račun tudi obdelan (plačilo, knjiženje itd.) in shranjen v elektronski obliki.
»V Sloveniji se elektronsko poslovanje z državno upravo aktivno izvaja, saj so sistem eDavki, portala AJPES in SPOT ter podobni v večji meri povezani s specializiranimi računovodskimi programskimi rešitvami, kar omogoča avtomatski uvoz podatkov,« potrjuje Neven Škrokov, direktor biroja za finančne storitve Crowe BFS. Tudi število portalov, preko katerih podjetja poslujejo z državno upravo, je vedno večje in s tem tudi vedno več pooblastil, ki jih mora računovodski servis pridobiti. »Prav različni sistemi pooblaščanj v računovodskih servisih pa povzročajo velike težave pri pridobivanju, spremembi in ukinjanju pooblastil,« še opaža Škrokov.
eRačun je v tem primeru račun v standardu eSlog in obliki zapisa xml. Podpisan mora biti s kvalificiranim digitalnim potrdilom enega od izdajateljev: Halcom, Sigen-ca, AC NLB in Poštarca, obenem pa skladen z zahtevami zakonodaje o DDV. Račun, sestavljen v nekem računovodskem programu, natisnjen in skeniran ter nato poslan po mailu, pa je v osnovi klasičen račun, elektronsko posredovan naslovniku.
Digitalizacija prinaša tudi večjo preglednost in varnost poslovanja ter nižje stroške.
Elektronski računi in e-dokumentacija
Tovrstno elektronsko poslovanje z računi in ostalo dokumentacijo se sicer vse bolj uveljavlja tudi med ne-proračunskimi uporabniki, saj prinaša hitrejše, učinkovitejše in okolju prijaznejše poslovanje. »Elektronski računi zmanjšujejo čas obdelave, omogočajo boljšo sledljivost ter zmanjšujejo napake pri prepisovanju podatkov. Zmanjša se čas iskanja dokumentov, nižji pa so tudi stroški hranjena,« prednosti tovrstnega poslovanja izpostavlja Ksenija Prosen in opozarja na določene izzive, zlasti pri usklajevanju med različnimi sistemi e-računov in standardi. Zato se ji zdi zelo pomembno tudi izobraževanje računovodskih strokovnjakov za učinkovito uporabo digitalnih orodij in zagotavljanje kibernetske varnosti.
Sogovornica je prepričana, da so spodbujanje digitalne pismenosti, izobraževanje in lajšanje dostopa do tehnologije ključni dejavniki za povečanje pripravljenosti ljudi za uporabo digitalnih tehnologij in s tem za izboljšanje kakovosti življenja in poslovanja.
Tudi stranke računovodskih servisov vse bolj sledijo napredku in zahtevajo digitalne rešitve ter opuščajo nekoč tradicionalno pošiljanje dokumentov »v vrečkah«. »Digitalizacija je postala neizogiben del sodobnega poslovanja in stranke prepoznavajo prednosti ter pričakujejo uporabo digitalnih tehnologij.«
Poslovanje s pravimi eRačuni še ni resnično zaživelo
S Prosenovo se strinja tudi direktorica ZRS Polonca Podgoršek, ki je prepričana, da digitalizacija odpira večjo preglednost, varnost poslovanja, povečanje natančnosti in produktivnosti ter nižje stroške poslovanja.
V zbornici so v nedavni anketi ugotovili, da še vedno več kot polovica računov do servisov pride po klasični pošti, kjer jih nato večino skenirajo za uporabo v svojih specializiranih računovodskih programih, tretjino jih stranke pošljejo v PDF obliki po elektronski pošti, zelo malo, samo 14 odstotkov, pa je pravih eRačunov.
»Že nekaj let čakamo na sprejetje Zakona o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov. Predlog zakona predvideva obvezno izmenjavo eRačunov za vse poslovne subjekte. Lahko se zgodi, da bo zakon v veljavi že v sredini 2024,« je opozorila Podgorškova in poudarila, da bo to zagotovo poenostavilo in tudi pocenilo poslovanje v gospodarstvu. Kot še navaja, po izračunih Centra za ePoslovanje Slovenije stroški materiala, dela in pošte za papirne račune tudi za 80 odstotkov presegajo strošek digitalne verodostojne izdaje in posredovanja računa.
Po napovedih Poklicnega barometra 2023 glede razpoložljivosti kadra v letu 2024 se v Sloveniji pričakuje primanjkljaj na področju strokovnjakov za računovodstvo, revizijo ter ravnovesje glede razpoložljivosti kadra pri knjigovodjih in strokovnih sodelavcih v računovodstvu. Pri poklicu uradnika v računovodstvu in knjigovodstvu se v letu 2024 pričakuje presežek razpoložljivega kadra.
Pripravila Analitika GZS
Kot je razložila direktorica ZRS, že celo zadnje leto pospešeno ozaveščajo svoje člane, septembra pa so začeli tudi s pilotnim projektom. Izbrali so dva računovodska servisa (manjšega in večjega), ki bosta s pomočjo zunanjega partnerja uvajala eRačune v svojih podjetjih, tudi pri poslovanju s strankami iz gospodarstva. »Ta proces bo posnet in bo s primeroma dobre prakse olajšal uvedbo eRačunov v računovodskih servisih po Sloveniji,« pojasnjuje Polonca Podgoršek.
Kibernetska varnost
Digitalizacija seveda odpira tudi vprašanje kibernetske varnosti; računovodski servisi se namreč ob tem soočajo z izzivi varovanja občutljivih finančnih podatkov, preprečevanja nepooblaščenega dostopa in zlorabe podatkov. »Z uvajanjem naprednih varnostnih ukrepov, rednim posodabljanjem sistemov, izobraževanjem zaposlenih in uporabo specializiranih varnostnih rešitev skušamo zmanjšati tveganja ter zagotoviti zaupnost, celovitost in razpoložljivost podatkov,« ukrepe za varovanje podatkov predstavlja Neven Škrokov.
Tudi na ZRS bodo vprašanju varnosti v prihodnosti namenjali veliko pozornosti. Tako Polonca Podgoršek napoveduje naslednji pomemben korak – uvedbo varne in zakonsko skladne storitve elektronske hrambe in upravljanja dokumentarnega gradiva. Po njenih besedah na trgu že obstajajo varne certificirane platforme za dolgoročno hrambo dokumentov za podporo digitalnim procesom v podjetju.
Digitalizacija prinaša izzive tudi na področju varovanja občutljivih finančnih podatkov, preprečevanja nepooblaščenega dostopa in zlorabe podatkov.
Razvoju informacijskih tehnologij zavezani že 34 let
Informacijske tehnologije v računovodski dejavnosti predstavljajo osnovna orodja pri izvajanju storitev, zato je uvajanje digitalnih kompetenc v poslovanju podjetja Sova stalnica že od začetka. Čeprav, kot pravi direktor Tomaž Okorn, so se ti procesi v zadnjih desetletjih razvijali sorazmerno počasi. »V času interneta, predvsem pa v zadnjih treh letih pa so se potrebe po osvajanju novih digitalnih tehnologij pri izvajanju naših storitev in pri optimiziranju procesov naših uporabnikov izjemno povečale,« opaža Tomaž Okorn.
Napredek prinaša prednosti, saj so podatki v knjigovodskem smislu obdelani hitro in z izjemno majhno verjetnostjo napak; strankam pa »brez papirno poslovanje« omogoča enostavnejše, hitrejše in kakovostnejše obvladovanje procesov v podjetju. Kot bistvene pa Okorn izpostavlja hitre in ažurne izdelave računovodskih izkazov, analiz in razkritij za namene notranjega in zunanjega poročanja.
»Naše področje obvladovanja procesov je vezano na računovodske storitve, davčne obravnave in digitalizacijo upravljanja s kadri glede na obračun plač in evidence delovnega časa. Pri podjetjih pa so izzivi obvladovanja digitalnih kompetenc in procesov zelo različni glede na njihovo dejavnost, kot na primer v proizvodnji, trgovini, logistiki itd.,« razlaga Okorn in obžaluje, da stranke večinoma ne sledijo napredku in predlaganim rešitvam.
»V našem primeru v celoti uporablja »nove rešitve« le četrtina strank. To so orodja za prejemanje in izdajanje ter izmenjavo po varnih poteh, likvidacijo, enostavno obvladovanje plačilnega prometa, urejeno arhiviranje itd.; tudi izmenjava e-računov z njimi poteka v eSlogu v obe smeri.« Po Okornovih opažanjih desetina podjetij uporablja samo del teh orodij, ostalih pa novosti ne zanimajo in so zadovoljni z načinom, kakršnega poznajo.
Povprečna bruto plača v razredu M69.200 je v prvih osmih mesecih leta 2023 znašala 2.035 EUR, kar je bilo nominalno za 10,2 % več od primerljivega obdobja 2022.
Pripravila Analitika GZS
Ko bo, najpozneje v letu 2025, v veljavo stopil zakon o obvezni izmenjavi eRačunov med vsemi poslovnimi subjekti, pa se bodo morali tudi neozaveščeni v naglici odločati in implementirati ustrezna orodja. »Za naše uporabnike zato že drugič organiziramo srečanje, kjer jih želimo izobraziti, usmeriti ter spodbuditi njihova razmišljanja in odločitve za sprejemanje novosti. Nove digitalne tehnologije, ki bi jih uvedli v svoje poslovne procese, bi jim koristile tudi v zasebnem življenju,« je prepričan Tomaž Okorn iz računovodskega servisa Sova.
