Shrani za kasnejše branje.
Poslovanje z e-računi je enostavno in varno ter ne zahteva posebnih digitalnih transformacij dela in poslovanja.
Mateja Jordan
Po več kot desetletju od uvedbe obveznih e-računov za proračunske uporabnike se tak način poslovanja in dobre prakse prenaša tudi na gospodarske družbe. Po mnenju predsednika nacionalnega foruma za e-račun, dr. Roka Bojanca iz podjetja ZZI gre za pomemben korak, s katerim bodo avtomatizirali procese, poenostavili delo in znižali stroške. Prepričan je, da imajo tako gospodarstvo kot država in poslovno okolje še dovolj časa, da se pripravijo na novo obveznost.
Po predlogu Zakona o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), ki je bil avgusta letos v javni obravnavi, naj bi obveznost izmenjave e-računov za vse poslovne subjekte pričela veljati v sredini leta 2026. Nova ureditev vključuje pošiljanje in prejem e-računov na varen, zanesljiv in sledljiv način, pa tudi poročanje državi o vsakem izdanem ali prejetem računu.
Podjetja so že opremljena za poslovanje z e-računi
Kot ugotavlja sogovornik, je sicer večina slovenskih podjetij že pripravljenih na prihajajočo spremembo, saj država poslovanje z e-računi zahteva od leta 2015, v Sloveniji pa že več kot 20 let uporabljamo tudi eSLOG standard za strukturirane elektronske dokumente. V podjetjih imajo tako na voljo informacijske sisteme oziroma aplikacije za izdajo in obdelavo e-računov ter načine za izmenjavo e-računov, pa tudi ustrezna znanja in kompetence. »Kljub temu pa še vedno večino računov izdajo in prejmejo v papirni obliki po pošti ali v PDF formatu po e-pošti, e-računov pa precej manj,« še opaža strokovnjak.
Njegove ugotovitve potrjuje tudi raziskava, ki so jo lani izvedli skupaj s Fakulteto za organizacijske vede Univerze v Mariboru. Čeprav je okoli 80 odstotkov sodelujočih podjetij potrdilo, da poslujejo z e-računi, je bil sam delež izmenjanih e-računov manjši od petine. Raziskava je pokazala tudi, da so praktično skoraj vsi e-računi v Sloveniji izdani v poenoteni eSLOG obliki, slovenskem standardu, ki ga razvija in vzdržuje Gospodarska zbornica Slovenije v sklopu Centra za e-Poslovanje Slovenije.
E-računi prinašajo avtomatizacijo procesov, poenostavitev dela in znižanje stroškov.
Poslovanje z eSLOG e-računi je danes možno v praktično katerem koli programu, saj so ponudniki programskih rešitev, kot so ERP-rešitve in računovodski programi, izdajo in obdelavo e-računov v eSLOG standardu množično podprli v svojih programskih rešitvah. Bojanc pa izpostavlja tudi ključno vlogo ponudnikov varnih e-poti, ki omogočajo varen in zanesljiv prenos e-računa od izdajatelja do prejemnika.
Večina ponudnikov programskih rešitev za e-račune je svoje rešitve povezala s storitvami njihove izmenjave, kar uporabnikom omogoča popolno avtomatizacijo pošiljanja in prejemanja e-računov ter drugih poslovnih elektronskih dokumentov. Dodatne programske rešitve za izmenjavo, v katere bi ročno kopirali, uvažali ali izvažali dokumente, po Bojančevi razlagi niso potrebne, saj vse postopke izvajajo prek obstoječih programskih rešitev v podjetju.
Po napovedih Igorja Zorka, podpredsednika GZS in člana UO ZIT, bodo ponudniki programske rešitve še dopolnili, da bodo skladne z zahtevami ZIERDED. V prihodnje tako pričakuje dodatne digitalne storitve varne elektronske izmenjave, davčnega poročanja na FURS in hrambe elektronskih dokumentov. Ob tem strokovnjaka poudarjata, da predlog novega zakona ZIERDED za izmenjavo e-računov ne dovoljuje uporabe e-pošte, po kateri se danes večinoma pošiljajo računi v PDF obliki.
Hitrejši postopki, boljša učinkovitost, manjši stroški
»Zelo pomembno je, da država oziroma javni sektor posluje z e-računi na zelo podoben način kot gospodarstvo, kar močno olajša in poenostavlja tako uvedbo kot samo poslovanje z e-računi,« še poudarja Rok Bojanc in spomni na začetno zaskrbljenost podjetij in računovodskih servisov ob uvedbi obveznih e-računov pri poslovanju s proračunskimi uporabniki leta 2015. Po njegovih ugotovitvah so že dva meseca po uvedbi praktično vsi imeli zelo pozitivne izkušnje.
Med prednostmi uporabe e-računov Bojanc našteva možnost popolne avtomatizacije procesov, poenostavitve, nižje stroške dela ter boljši nadzor in upravljanje. »V praksi to pomeni hitrejše izvajanje postopkov, zmanjšanje količine potrebnega ročnega dela in preprečevanje napak ter s tem povečanje učinkovitosti in zmanjševanje stroškov.« Pričakovane dodatne koristi in pozitivni učinki so še dostopnost, transparentnost poslovanja, pozitiven vpliv na ugled podjetja, sledenje in beleženje dogodkov ter večja geografska neodvisnost.
V različnih mednarodnih študijah so ocenili celo do 65-odstotne prihranke podjetij pri prehodu na e-račune, ob upoštevanju nefinančnih koristi pa se glede na število prejetih in izdanih e-računov dodatni prihranki še pomnožijo, navaja sogovornik. Izkušnje iz Italije, ki je v letu 2019 postala prva država v EU z obveznostjo e-računov za podjetja, so pokazale, da je uvedba koristna tudi za državo. Samo na področju davčnih plačil je poslovanje z e-računi v prvem letu prineslo dodatne tri milijarde in pol evrov.
E-poslovanje (skoraj) nima pomanjkljivosti
Digitalizacija koristi in spodbuja podjetja k razvoju, zatrjuje Igor Zorko in spomni, da veliki sistemi in verige vrednosti od svojih dobaviteljev ali kupcev že zdaj zahtevajo poslovanje z e-računi, e-naročili in e-dobavnicami. »Predvsem mala in mikro podjetja ter računovodje je zato treba prepričati, da so ročno prepisovanje, tiskanje in papir dražji ter zamudnejši način poslovanja. Pomembni so transparentnost, hitrost in nadzor ter odprava priprave posebnih poročil za FURS in banke,« še pravi Zorko.
Slabosti v poslovanju z e-računi sogovornik praktično ne vidi; neprijetnosti zaradi spremembe v načinu dela pa so zanemarljive v primerjavi z zaupanjem, ki ga prinašajo s seboj. Ob tem strokovnjak opozarja na velike kibernetske nevarnosti ali grožnje, ki jih predstavljajo e-pošta in priponke, zato že sedaj močno odsvetuje uporabo e-pošte pri poslovanju z e-računi.
Rok Bojanc pojasni še, da račun v PDF obliki ni e-račun, pač pa zgolj račun v vizualizirani elektronski obliki, ki ne omogoča avtomatizacije procesov, saj ga je ob prejemu treba ročno shraniti in vnesti v program. E-račun v strukturirani obliki pa, nasprotno, omogoča avtomatizacijo in samodejen vnos vseh podatkov. Kot manjšo težavo izpostavlja težjo berljivost zaradi XML oblike, zato se e-računu običajno priloži še vizualizirana PDF oblika. »Če torej prejmemo račun v XML in PDF obliki, se moramo zavedati, da je račun tisti v XML obliki, PDF pa je zgolj za vizualni prikaz,« opomni sogovornik.
Obveznost izmenjave e-računov za vse poslovne subjekte naj bi začela veljati v sredini leta 2026.
Postopek izdaje e-računa je podoben zdajšnjemu, ko račun natisnemo ali shranimo v PDF obliki, ga podpišemo ali potrdimo, stiskamo kuverto ali oblikujemo e-pošto z e-naslovom, ter pošljemo, razlaga Igor Zorko. »Pri e-računih pa na varen in digitalen način kreiramo XML – na nek način natisnemo, kreiramo digitalno ovojnico in ga pošljemo preko varnih e-poti. Vse to se zgodi avtomatsko, ko na primer v aplikaciji za izdajo računov pritisnemo Pošlji namesto Natisni,« opiše proces. Prejemnik dokument vidi v aplikacijah, kjer ga lahko prevzame ali zavrne, pa tudi v računovodskem programu za knjiženje. »Če nimamo računovodskih ali poslovnih programov, so te funkcije na voljo pri ponudnikih aplikacij ali storitev za e-račune ali varne e-poti,« še pravi.
Pilotni projekt Uvedba eRačunov
Računovodski servisi se soočajo z vedno večjo potrebo po hitri in učinkoviti obdelavi računov, ki zmanjšuje ročno delo in napake ter omogoča enostaven dostop do dokumentacije. Zato združenja, kot je GZS-Zbornica računovodskih servisov, vlagajo tudi v znanje svojih članov, jih spodbujajo k digitalnemu razvoju ter pri tem sodelujejo s ponudniki aplikacij in digitalnih storitev.
Lani so tako s ciljem digitalizacije in avtomatizacije računovodskih procesov skupaj z ZZI začeli pilotni projekt Uvedba eRačunov v računovodski servis. Po besedah Anje Adlešič iz ZZI pobuda izhaja iz potrebe po modernizaciji računovodskih storitev, zmanjšanju administrativnih obremenitev ter izboljšanju učinkovitosti in preglednosti poslovanja med računovodskimi servisi, njihovimi naročniki in dobavitelji. »Projekt poteka v sodelovanju z bizBox, vodilno platformo za izmenjavo eRačunov, in predstavlja model sodelovanja ter pomemben korak k večji digitalizaciji računovodskih storitev, poenostavitvi poslovanja ter zmanjšanju birokratskih ovir za računovodske servise in njihove stranke.«
Zbornica računovodskih servisov (ZRS) je organizirala tudi posvet ZRS o eRačunih in kampanjo ozaveščanja o eRačunih, vključno z dobrimi praksami. »Izvedli smo ankete oziroma pilotski projekt za potrditev dobrih praks uvajanja eRačunov v računovodske servise in njihove stranke. Razbijali smo mite in strahove v zvezi s pripravo priporočil ter pristopov za uvedbo eRačunov v računovodske servise,« pa je o brezplačnem izobraževanju povedal Jure Fortuna iz podjetja ZZI.
