Shrani za kasnejše branje.
Sodobna tehnologija nenehno spreminja način našega komuniciranja. Omogoča nam hitro povezovanje, a nas ob tem lahko oddalji od pristne, srčne komunikacije. Vendar lahko s prijaznostjo, pozornostjo in spoštovanjem ter upoštevanjem pravil lepega vedenja tudi v digitalni dobi ohranimo toplino in globino v medsebojnih stikih.
Bojana Košnik Čuk, strokovnjakinja za kulturo vedenja ter poslovni in diplomatski protokol
Sodobna tehnologija presenetljivo malo prispeva k vsebinskemu bogastvu poslovnega, osebnega, sodobnega komuniciranja in odzivanja med ljudmi, a je nepogrešljiva. Pri uporabi sodobnih možnosti za komuniciranje so postavljena jasna, enotna določila, pravila in priporočila.
Ker tehnologija v svetu nenehno spreminja način našega komuniciranja, je ohranjanje topline in spoštljivosti v odnosih pomembnejše kot kadar koli prej. Elektronska pošta, družbena omrežja, srečanja na daljavo, sms sporočila, telefoniranje z mobilnimi napravami nam omogočajo hitro povezovanje, a hkrati nas lahko oddaljijo od pristne, srčne komunikacije. Zato je vredno razmisliti, kako lahko z malenkostmi v komunikaciji ohranimo občutek povezanosti in razumevanja.
Foto: Depositphotos
Netiketa, omrežni bonton
V današnjem času si ne predstavljamo več komuniciranja brez elektronskega dopisovanja, a seveda s tem prihajajo tako prednosti kot pomanjkljivosti.
Netiketa je zbirka pravil za vzdrževanje dobrega omrežnega okolja, dobrega tehničnega okolja, v katerem deluje vse učinkovito, in seveda urejenega socialnega okolja, v katerem ljudje uspešno delajo.
To so razmeroma nove vsebine, vendar moramo kot uporabniki poznati vsaj osnovna pravila in se zavedati, da ima tak način sporazumevanja zelo velik vpliv na naslovnika, torej na poslovne partnerje in tudi druge uporabnike, pa tudi na zasebno življenje.
Tudi tukaj veljajo pravila lepega vedenja. Zato naj nam ne bodo tuja načela, za katera je prav, da jih upoštevamo. To so predvsem natančnost, verodostojnost, vljudnost, objektivnost, pravočasnost in profesionalnost.
Komunikacija je umetnost grajenja odnosov.
Telefonski razgovori ostajajo pomemben del naše vsakodnevne komunikacije
Glas prinaša toplino in omogoča globlje in boljše razumevanje sporočila, ki ga pisana beseda včasih ne more v celoti prenesti. Pri poslovnih in osebnih klicih je ključno, da smo pozorni na prijazen ton, jasno izražanje in spoštovanje sogovornika – s tem ustvarjamo boljše odnose in preprečujemo nesporazume.
Nobeno drugo sodobno komunikacijsko sredstvo ne sproža tako raznovrstnih reakcij kot prav zvonjenje telefona.
Telefon je nenadomestljiva in zelo koristna naprava, ki ji po uporabnosti ni para, zagotovo pa predstavlja neviden obraz vsakega podjetja, posameznika in odkriva njegove značajske poteze.
Ljudje vsak dan opravimo na milijone telefonskih razgovorov, velik del le-teh je namenjen poslovanju. Velikokrat razgovori potekajo med ljudmi, ki se še niso srečali, telefoniramo v želji, da bi pridobili ali posredovali informacije, razpravljamo o problemih, jih rešujemo, prepričujemo sogovornike.
Medtem ko pisana beseda pusti sledi, nam telefoniranje pusti le spomin v smislu, ali smo bili pri doseganju ciljev uspešni ali ne.
Mnogi pogovori se končajo z grenkim priokusom, nezadovoljstvom in pri enem ali drugem udeležencu pustijo občutek nelagodja, jeze, slabe volje.
Razlog velikokrat ni vsebina pogovora, temveč način njegovega poteka, saj so pogosto nevljudna naša podzavestna dejanja.
Dober telefonski glas je tisti glas, ki je topel, prijateljski, posloven in zanesljiv.
Velikokrat se ne zavedamo, da se iz slušalke na drugi strani sliši vsak odtenek našega (ne)razpoloženja in marsikateri odmev naših skritih misli. Kot naša govorica telesa tudi naš glas oddaja različna nezavedna sporočila, ki jih vsako izurjeno uho z malo daljšim delovnim stažem zlahka prepozna.
Neotesanca in tistega, ki morebiti celo žali, ki noče spremeniti svojega tona, lahko mirno prekinemo in odložimo slušalko, prekinemo klic. Po telefonu se ne pogovarjamo s polnimi usti niti ne srkamo kave, kadimo, smrkamo, mlaskamo ali tipkamo na računalniško tipkovnico.
Telefonski pogovori v poslovnem svetu naj bodo kratki in jedrnati, ne spreminjajmo telefoniranja v govorniški oder ali psihoterapevtski medij.
Če morate telefonski razgovor posneti, ali bi sogovorca želeli priključiti na zvočnik, morate to osebo prositi za dovoljenje. Če tega ne storite, pa naj gre še za tako nepomembno vsebino, kršite zasebnost sogovornika.
Prednosti mobilnih telefonov ni potrebno posebno poudarjati, vendar si z nepravilno uporabo kaj hitro prislužimo slabe kritike. Kdor uporablja svoj prenosni telefon na nepravih mestih, mu pravila kulture vedenja zagotovo niso blizu. Govorim seveda o bolnišnicah, kulturnih ustanovah, javnih prevoznih sredstvih, restavracijah …
Morda ne bo odveč vprašanje, ali ste že kdaj poslali sms napačni osebi? Kako ste se izvili iz neprijetne situacije? Danes si že v marsikateri situaciji lahko pomagamo s pošiljanjem sporočil po telefonu, seveda tudi v poslovnem svetu, a če nekdo dobi odpoved v službi, če se prekine ljubezensko razmerje, je prav, da se to pove osebno.
Telefonski pogovori v poslovnem svetu naj bodo kratki in jedrnati, ne spreminjajmo telefoniranja v govorniški oder ali psihoterapevtski medij.
Spletna komunikacija zahteva dodatno občutljivost pri izražanju
Pri pisanju elektronskih sporočil, klepetih in objavah na spletu velja upoštevati nekaj ključnih načel. Uporabljajmo spoštljive in tople izraze, saj pisana beseda ne prenaša tona glasu. Izogibajmo se pretirani neposrednosti, ki lahko zveni ostro. Pred pošiljanjem preberimo sporočilo še enkrat – drobna prilagoditev lahko bistveno vpliva na sprejem sporočila. Dobro razmislimo, komu bomo besedilo opremili z emoji, ne pozabimo na slovnična pravila, jezik je velikokrat zelo zanemarjen, površen, kar pa v poslovnem svetu ni dobra izbira.
Ne smetimo tujih predalov, ne pošiljamo odvečnih verižnih pisem drugim naslovnikom, čas je dragocen.
Zasebno pošto oblikujmo glede na kakovost naših medsebojnih odnosov.
Vsi uporabniki elektronske pošte, prejemniki in pošiljatelji, smo dolžni upoštevati pravila netikete.
Foto: Depositphotos
Družbena omrežja so postala naš digitalni odtis in zato ne pozabimo na odgovornost pri takem javnem izražanju. Vsaka objava, komentar ali reakcija soustvarja podobo, ki jo dajemo svetu. Zato je pomembno, da premislimo, kako bodo naše besede vplivale na druge. Ohranjamo spoštljiv ton, tudi ko se soočamo z drugačnimi mnenji. Gradimo pozitivno komunikacijo, ki spodbuja razumevanje in povezovanje.
Srečanja na daljavo so danes del vsakdana, a kljub virtualni obliki ne smemo pozabiti na osnove spoštljive komunikacije. Če gre za srečanja na daljavo, ki predstavljajo poslovno srečanje, sestanek, izobraževanje in podobno, potem velja, da se pripravimo kot za običajen sestanek v živo. Osebno se uredimo, seveda so lahko oblačila bolj sproščena, ne moremo pa biti v trenirki, doma pletenih oblačilih, reklamnih majicah, copatih …Vse to se v našem nastopu še kako pozna.
Ne sme se videti, da smo ravnokar vstali iz postelje. Drage gospe, ne pozabite na ličila, frizure. Gospodje, tudi za vas velja urejenost pred kamero.
Pazimo tudi na premikanje rok ali morebiti na preveč nakita (na primer na zapestnice, ki cingljajo), saj to deluje moteče, mikrofoni elektronskih naprav ujamejo vse.
Ne smetimo tujih predalov, ne pošiljamo odvečnih verižnih pisem drugim naslovnikom, čas je dragocen. Tudi pri srečanjih na daljavo ne pozabimo na osnove spoštljive komunikacije.
Uredimo si tudi ustrezno delovno okolje, primerno ozadje, tišino, izklopimo vse moteče zvoke (gospodinjski stroji … ).
Vedno vključimo kamero. Izjema so le dogodki, pri katerih je veliko število ljudi in je v naprej dogovorjeno, da kamere nisi vklopljene.
Ob manjšem številu ljudi na klasičnih sestankih pa vedno vklopimo kamero (torej moramo biti primerno urejeni) in izklopimo mikrofon, če nismo govorci ali morebiti pozvani k besedi.
Pri govorjenju upoštevajmo tudi časovni zamik, ki se pojavi pri vključevanju mikrofonov.
Ne pozabimo izklopiti osebnih telefonov, vsaj zvok, če ne gre drugače.
Če smo pred kamerami z več sodelavci ali za svojo pisalno mizo, naj bo delovno okolje urejeno.
Foto: Depositphotos
Ko se neko srečanje na daljavo konča, res počakajmo do konca, da je vse izklopljeno in šele potem podajajmo svoje komentarje, še zlasti negativne. Marsikaj je že ušlo v eter in včasih je lahko zelo neprijetno.
Pri srečanjih na daljavo brezpogojno upoštevamo točnost, torej začnemo in končamo točno.
Med sestanki in srečanji ne zapuščamo prostora, razen če res ni nujno.
Kavo, čaj, vodo pijemo tako, kot bi vse potekalo v živo – torej uporabimo skodelice, kozarce in ne uživamo vode iz plastenk.
Pri teh srečanjih tudi ne cmokamo, srkamo, skratka brez zvočnih kulis, ki jih lahko povzroči uživanje hrane ali pijače. Vidi se tudi, če zraven delamo kaj drugega, opravljamo druge delovne naloge, se ukvarjamo s svojim mobilnim telefonom.
Ne pozabimo, da je komunikacija več kot zgolj izmenjava besed v takšni ali drugačni obliki – je umetnost gradnje odnosov.
S prijaznostjo, pozornostjo in spoštovanjem lahko tudi v digitalni dobi ohranimo toplino in globino v medsebojnih stikih. Naj bo vsako sporočilo, klic ali objava priložnost, da ustvarimo bolj razumevajoč in povezan svet. Morda ne bi smeli pozabiti, da v sodobno komunikacijo še vedno sodi tudi čisto navadno pismo.
Foto: osebni arhiv
Bojana Košnik Čuk je mednarodno priznana strokovnjakinja za kulturo vedenja ter poslovni in diplomatski protokol že skoraj 30 let.
Po končanem študiju na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani in prejetem nazivu univerzitetne dipl. geografinje in prof. zgodovine jo je poslovna pot vodila v diplomacijo.
Izobraževala se je mednarodno, vse od Švice, Nemčije, Francije, Madžarske, Španije do Liechtensteina. Izkušnje je med drugim pridobila z vodenjem protokola na različnih ministrstvih in državnih inštitucijah (MZZ, MORS, SVEZ, MOL, JGZ Brdo …). V svoji karieri je izvedla že preko 4000 izobraževanj za različne ciljne skupine, se podpisala pod mnoge strokovne članke in sodelovala v mnogih televizijskih oddajah. Bojana Košnik Čuk je tudi avtorica knjižnih uspešnic 24 ur poslovnega bontona in Bonton za 365 dni.