Shrani za kasnejše branje.
Povračila stroškov v zvezi z delom in drugi dohodki iz delovnega razmerja.
mag. Štefan Belingar, Analitika GZS
Izziv za poslovodstvo:
Naše podjetje posluje v dejavnosti, kjer so osnovne plače in pravice iz delovnega razmerja zapisane v kolektivni pogodbi. Kakšne vrednosti oziroma kakšno višino stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov iz delovnega razmerja naj uporabljamo v naših podjetniških kolektivnih pogodbah, da bodo še vedno davčno priznani in v skladu z našo kolektivno pogodbo dejavnosti?
Pri obravnavi povračil stroškov v zvezi z delom je treba ločiti njihovo delovnopravno obravnavo od davčne obravnave. Pravico delavca do povračil stroškov v zvezi z delom ureja Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, stroškov za prevoz na delo in z dela ter stroškov, ki jih ima delavec pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. Višina povračil tovrstnih stroškov se določi s kolektivno pogodbo s splošno veljavnostjo ali z izvršilnim predpisom.
Davčno obravnavo povračil stroškov v zvezi z delom ureja Zakon o dohodnini (ZDoh-2), ki v prvem odstavku 44. člena med dohodke iz delovnega razmerja, ki se ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja, uvršča povračila stroškov v zvezi z delom pod pogoji in do višin, ki jih določi Vlada RS.
Pri davčni obravnavi povračil stroškov se v skladu z drugim odstavkom 44. člena ZDoh-2 kot podlago upošteva raven posameznih navedenih pravic delojemalcev, določeno z zakoni in s kolektivnimi pogodbami na ravni države.
Pogoje in višino povračil določa Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (Uredba).
Pri izplačilu regresa mora delodajalec glede višine regresa upoštevati kolektivno pogodbo za dejavnost, ki ga zavezuje.
Če delodajalec izplačuje povračila teh stroškov v znesku, ki presega znesek, ki ga določa Uredba kot neobdavčen, se znesek posameznega povračila v delu, ki presega znesek, določen v Uredbi, všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja oziroma je potrebno od davčno nepriznanega prejemka v celoti obračunati in plačati akontacijo dohodnine ter obvezne prispevke za socialno varnost.
Regres za letni dopust
Regres je v ZDR-1 določen kot pravica vsakega delavca, ki je upravičen do letnega dopusta. Višina izplačila je sorazmerna z delovnim časom. Delavec, ki opravlja polovični delovni čas, bo prejel polovični znesek regresa. Enako velja tudi za zaposlene, ki v podjetju še ne delajo celo leto, v tem primeru se regres izplača sorazmerno s številom mesecev zaposlitve.
Višina regresa je določena v minimalnem znesku, ki je enak višini minimalne plače pri nas (minimalna plača v letu 2023 znaša 1.203 EUR) za polni delovni čas. Znesek najnižjega regresa za leto 2024 bo znan do konca januarja 2024.
Vendar pa morajo delodajalci upoštevati kolektivno pogodbo za dejavnost, ki jih zavezuje, kjer je lahko določeno, da mora delodajalec izplačati višji regres od določenega v ZDR-1. V praksi je v kolektivnih pogodbah dejavnosti višina zneska letenega regresa določena v nominalnem znesku. Pogosto je znesek določen kot znesek minimalne plače in določen (nominalni) pribitek na ta znesek. Regres je do višine povprečne plače neobdavčen (povprečna plača v RS za leto 2023 je 2.205 EUR).
Večina delodajalcev (v podjetniških kolektivnih pogodbah) oziroma tisti delodajalci, ki jim rezultat iz poslovanja to dopušča, izplačajo višje regrese od tistih, ki so določeni v posameznih panožnih kolektivnih pogodbah.
Dodatek za delovno dobo
Do dodatka za delovno dobo je upravičen vsak zaposleni, dodatek je obvezna sestavina plače. Pravna podlaga za njegovo izplačilo je ZDR-1. Pogoji za pridobitev pravice in višine tega dodatka so urejeni v kolektivnih pogodbah na ravni dejavnosti.
ZDR-1 tudi ne določa, kaj se všteva v delovno dobo, na podlagi katere ima delavec pravico do plačila dodatka za delovno dobo. To je določeno v kolektivnih pogodbah. Posamezne kolektivne pogodbe dejavnosti določajo kot osnovo za dodatek na delovno dobo celotno delovno dobo delavcev, druge pa delovno dobo pri zadnjem delodajalcu. Višina tega dodatka se najpogosteje giblje v razponu med 0,25 % in 0,50 % od delavčeve bruto plače.
Prehrana med delom
Povračilo stroškov prehrane med delom za vsak dan, ko je delojemalec na delu vsaj 4 ure, se ne všteva v davčno osnovo v višini, določeni v 2. členu Uredbe. Za izplačila povračil stroškov prehrane se uporablja znesek 7,96 EUR. Če je delojemalec na delu več kot 10 ur, se v davčno osnovo ne všteva dodatnih 0,99 EUR.
ZDR-1 v 130. členu določa pravico delavca do povračila stroškov prehrane med delom, ne določa pa obsega oziroma višine povračila stroškov. To je prepuščeno ureditvi v kolektivni pogodbi s splošno veljavo oziroma izvršilnemu predpisu.
Povračilo stroškov prevoza na delo in z dela
Uredba določa davčno obravnavo povračil stroškov prevoza na delo in z dela oziroma znesek, do katerega se povračilo stroškov ne všteva v davčno osnovo.Uredba pa ne določa pravic in obveznosti delodajalcev in delojemalcev v zvezi s povračilom stroškov prevoza na delo in z dela. Te pravice so določene v delovnopravnih predpisih, veljavnih kolektivnih pogodbah (panožnih, podjetniških) ali pa v pogodbi o zaposlitvi med delojemalcem in delodajalcem.
Osnovni znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo, je 0,21 EUR za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela, za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča.
Če je znesek za posamezni mesec za posameznega delojemalca nižji od 140 EUR, se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza na delo in z dela v višini 140 EUR. Ta znesek je določen na mesečni ravni, ne glede na število dni prisotnosti na delu oziroma se kot znesek, ki se ne všteva v davčno osnovo, upošteva ob pogoju, da je delavec na delu prisoten vsaj en dan v mesecu in da je delojemalčevo običajno prebivališče vsaj en kilometer oddaljeno od mesta opravljanja dela.
Z dikcijo »najkrajše običajne cestne povezave« je mišljena dolžina v kilometrih in ne čas, potreben za prihod na delo. Če je dolžina povezave krajša po lokalnih in magistralnih cestah, se upošteva ta, kljub temu da bi bila pot po avtocesti časovno krajša.
Uredba prav tako ne opredeluje, ali je z običajnim prebivališčem mišljeno stalno ali začasno prebivališče. Določitev načina ugotavljanja in preverjanja števila kilometrov je v pristojnosti delodajalca.
V Uredbi so posebej določena povračila stroškov prevoza, če ima oseba dve ali več bivališč, ali povračila stroškov prevoza, če ima delavec več delodajalcev.
Pogoji v zvezi z izplačili jubilejne nagrade so urejeni v posameznih kolektivnih pogodbah, aktih delodajalca ali pogodbi o zaposlitvi.
Primer izračuna povračila stroškov
V nadaljevanju sta prikazana primera, ko delodajalec povračilo stroškov prevoza obračuna in izplača v višini stroškov javnega prevoza in ne v višini kilometrine.
Primer 1: Izračunani stroški prevoza znašajo manj kot 140 EUR
Delodajalec na podlagi kolektivne pogodbe delojemalcu s prebivališčem, od delovnega mesta oddaljenim 4 km, izplačuje povračilo stroškov prevoza v višini mesečne vozovnice, ki znaša 37 EUR. Če je delojemalec na delu prisoten 20 dni v mesecu, znesek povračila, ki se ne všteva v davčno osnovo, znaša 33,60 EUR (8 km x 20 dni x 0,21 EUR).
Ker je znesek povračila za posamezni mesec nižji od 140 EUR, se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza do višine 140 EUR. V obravnavanem primeru se izplačilo povračila stroškov prevoza v višini 37 EUR (cena mesečne vozovnice) ne všteva v davčno osnovo, pod pogojem, da je bil delavec na delu prisoten vsaj en dan.
Primer 2: Izračunani stroški prevoza znašajo več kot 140 EUR
Delodajalec na podlagi kolektivne pogodbe delojemalcu s prebivališčem, ki je od delovnega mesta oddaljeno 40 km, izplačuje povračilo stroškov prevoza v višini mesečne vozovnice, ki znaša 160 EUR. Znesek povračila, ki se ne všteva v davčno osnovo, če je delojemalec na delu prisoten 20 dni v mesecu, znaša 336 EUR (80 km x 20 dni x 0,21 EUR).
Znesek povračila za posamezni mesec je višji od 140 EUR, zato se 2. odstavek 3. člena Uredbe ne uporabi. Ko je delojemalec na delu prisoten 20 dni, se izplačilo povračila stroškov prevoza v višini 160 EUR (cena mesečne vozovnice) ne všteva v davčno osnovo. V tem primeru (oddaljenost od bivališča do mesta opravljanja dela 40 km) je treba pri določitvi neobdavčenega zneska upoštevati dneve prisotnosti na delovnem mestu.
Jubilejna nagrada
Jubilejna nagrada za skupno delovno dobo ali za skupno delovno dobo pri zadnjem delodajalcu, ki se ne všteva v davčno osnovo, se v skladu s spremembo 9. člena Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja določi v odstotku zadnje znane povprečne letne plače zaposlenih v Sloveniji, preračunane na mesec (povprečna plača v RS). Od 24. februarja letos je dodatek za 10 let delovne dobe 607, 18 EUR, za 20 let delovne dobe 910,67 EUR, za 30 let delovne dobe 1.214,35 EUR in za 40 let delovne dobe 1.517,94 EUR. Upošteva se znesek povprečne mesečne bruto plače, ki za leto 2023 znaša 2.023,92 EUR.
Za izplačilo jubilejne nagrade je ključnega pomena izpolnjevanje pogojev za pridobitev pravice do izplačila. ZDR-1 ne določa pogojev v zvezi z izplačili jubilejnih nagrad, temveč je to urejeno v posameznih kolektivnih pogodbah, aktih delodajalca ali pogodbi o zaposlitvi.